Lo que toda sociedad mercantil debe saber antes del 4 de junio de 2025
A partir del 4 de junio de 2025, todas las sociedades mercantiles en Costa Rica deberán cumplir con una nueva disposición legal: inscribir una dirección de correo electrónico como medio oficial para recibir notificaciones. Esta obligación nace con la entrada en vigor de la Ley N.º 10.597, conforme a lo dispuesto por la Directriz DPJ-002-2025 del Registro de Personas Jurídicas.
En SIL ABOGADOS CR, te explicamos en qué consiste esta reforma y cómo cumplirla correctamente para evitar contratiempos legales o rechazos ante el Registro Nacional.
¿Qué implica esta nueva disposición?
La medida busca modernizar la comunicación entre las sociedades mercantiles y el Registro Nacional, sustituyendo mecanismos obsoletos por herramientas digitales más eficientes. A partir de la fecha señalada:
1. Constitución de nuevas sociedades
Toda escritura de constitución presentada ante notario deberá incluir una dirección de correo electrónico válida y activa.
Si no se incorpora este dato, el Registro rechazará el documento por defecto de forma.
2. Sociedades ya registradas
Las sociedades inscritas antes del 4 de junio de 2025 tendrán hasta el 4 de junio de 2026 para inscribir su correo electrónico. Esto puede hacerse mediante:
- Escritura pública suscrita por el representante legal o apoderado general.
- Protocolización de una asamblea de socios o junta directiva. (nuestra recomendada)
Cambios importantes que debes tener en cuenta
1- Publicación obligatoria
La inclusión del correo electrónico implica una modificación al pacto social, lo que requiere la publicación de un edicto en La Gaceta, ya sea mediante escritura o acta protocolizada.
2- Eliminación del agente residente
A partir de la nueva normativa, la figura del agente residente deja de ser válida. Su inclusión será motivo de rechazo registral.
3- Exoneración de pagos en trámites simples
Cuando se gestione únicamente la inscripción del correo electrónico, no se deben pagar timbres ni derechos.
En caso de otras reformas simultáneas, sí se aplicarán los tributos correspondientes.
4- Reglas sobre el correo inscrito
- Debe coincidir exactamente con el que aparece en el documento notarial.
- El solicitante es responsable de su validez, funcionamiento y acceso.
- Se aceptan en la escritura pública las direcciones con números, símbolos y abreviaturas propias del formato de correo electrónico.
¿Qué pasa si no lo hacés a tiempo?
A partir del 5 de junio de 2026, ningún trámite relacionado con la sociedad podrá ser inscrito si no se ha registrado el correo electrónico. Esta omisión bloqueará cualquier nuevo documento hasta que se corrija la falta.
En SIL ABOGADOS CR te recomendamos seguir estas pautas para evitar errores o rechazos:
- ✔️ Verificá que el correo esté activo y sea confiable.
- ✔️ Asegurate de que el correo esté bajo control del representante legal o persona encargada de la gestión societaria.
- ✔️ Incluí en el texto de la escritura la mención explícita de que ese correo será el medio oficial de notificación.
- ✔️ Si más adelante se desea cambiar la dirección, debe hacerse mediante una modificación registral.
- ✔️ En caso de errores ajenos al Registro (por ejemplo, del notario), el saneamiento debe realizarse mediante nueva escritura motivada.
En SIL ABOGADOS CR te acompañamos para que tu sociedad cumpla con esta nueva obligación de forma rápida, segura y sin complicaciones.
¿Necesitás ayuda con el trámite?
Estamos listos para asistirte en todo el proceso, desde la elaboración de la escritura hasta su publicación y presentación ante el Registro Nacional.
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